Assistenz der Programmbereichsleitung (w/m/d)

Ihre Aufgaben bei uns

• Sie unterstützen die Programmbereichsleitung und die Redakteur:innen bei allen organisatorischen Tätigkeiten.
• Sie begleiten den Produktionsprozess, z. B. in der Bestellung und Verwaltung von Bildern und Copyrightanfragen sowie bei der Pflege der Produkt- und Titelstammdaten.
• Sie wirken bei der Abwicklung des Einreich- und Gutachtenverfahrens sowie bei der Nachdruckverwaltung mit.
• Sie unterstützen bei Organisation und Nachbereitung von Tagungen, Sitzungen, Reisen und Ausflügen.
• Sie bereiten das Onboarding neuer Mitarbeitenden vor.
• Sie fungieren als Schnittstelle für die Zeiterfassung sowie als zentrale Ansprechperson für die Raumbuchungen.
• Sie koordinieren Termine, Austauschformate und übergreifende referatsbezogene Themen (z. B. Umzüge).

Das sind Sie und Ihre Fähigkeiten

• Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung und Berufserfahrung in der Assistenz mit.
• Sie können sehr gute MS-Office Kenntnisse vorweisen, idealerweise haben Sie bereits mit Bilddatenbanksystemen gearbeitet.
• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sie haben ein verbindliches und freundliches Auftreten und agieren jederzeit souverän, sicher und diskret.
• Sie verfügen über ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und behalten auch in stressigen Situationen stets den Überblick.
• Sie haben Freude im Umgang mit verschiedenen Persönlichkeiten.
• Sie arbeiten selbständig, strukturiert und initiativ.